必要書類と提出｜貿易登録

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必要書類と提出

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貿易登録　必要書類と提出

必要書類の作成・取得は、申請手続き区分（新規登録、登録更新、登録変更）により、「貿易関係証明発給システムから作成する書類」「公的機関が発給する書類」の大きく2つに分かれます。

新規登録／登録更新

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			新規登録	登録更新
システム上で作成する書類		誓約書	●	●
		業態内容届	●	●
		署名届（代行業者対象外）	●	●
本人確認書類	法人の場合（法務局で取得）	履歴事項全部証明書	●	●
	法人の場合（法務局で取得）	代表者印の印鑑証明書	●	●
	個人の場合	住民票	●	●
		代表者の印鑑登録証明書	●	●
		事業活動を示す資料	●	●

●…必須書類

登録変更（業態内容変更、署名追加・変更、削除）

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登記内容の変更有無			有^※1	無^※2
システム上で作成する書類		誓約書
		業態内容届	●	〇
		署名届（代行業者対象外）	〇	〇
		変更申請書	●	●
本人確認書類	法人の場合（法務局で取得）	履歴事項全部証明書	●
	法人の場合（法務局で取得）	代表者印の印鑑証明書	●
	個人の場合	住民票	●
	個人の場合	代表者印の印鑑登録証明書	●

●…必須書類、〇…申請内容に関わる場合に必要

和文法人名、代表者名、印鑑、登記上の所在地の変更など、登記内容の変更の場合
英文社名、証明書上に記載する所在地、署名者などの変更の場合

書類に関する注意事項

誓約書

法人の場合：社印（角印）と法務局登録の代表者印を押印します
個人の場合：屋号印（なければ押印不要）と市区町村登録の代表者個人印を押印します

業態内容届

システムに入力することで、入力済みのPDFが自動生成されます
記載内容（特に法人名（英文）と住所（英文））を確認します

署名届

システムに入力することで、入力済みのPDFが自動生成されます
メールアドレス、氏名（英文）に誤りがないか確認します
署名欄に署名者本人が肉筆で署名します

変更申請書

法人の場合：法人印と法務局登録の代表者印を押印します
個人の場合：屋号印（なければ押印不要）と市区町村登録の代表者個人印を押印します

法人の場合

履歴事項全部証明書

法務局で取得
発行日から起算して3か月以内の原本
法人格のない団体の場合は、認証の写し、定款、役員名簿等

代表者印の印鑑証明書

法務局で取得
発行日から起算して3か月以内の原本
代表者が外国人で印鑑登録をしていない場合は、大使館・領事館や市区町村発行の署名の証明書も可

旧英文社名や旧住所を継続利用したい場合

原則として、貿易関係証明には旧社名や旧住所を記載することはできません。ただし、貿易登録（新規・更新・変更）手続き時に申請いただければ、一年間を上限として、継続してご利用いただくことが可能です。
旧英文社名の継続利用を希望する場合は、「旧英文社名継続使用申請書」を添えて、旧英文住所の継続利用を希望する場合は、システム上の「現住所以外に証明書に記載する場合の住所」欄に旧英文住所を入力して、貿易登録申請を行ってください。

貿易登録申請時に本人確認書類を提出できない場合

貿易登録申請は、原則として、法務局での法人登記手続きの完了後に取得した本人確認書類（履歴事項全部証明書・印鑑証明書）をもって行わなければなりません。ただし、物流や商取引等の事情により、登記情報の変更完了前に、貿易登録を行わなければならない場合は、「本人確認書類後日提出誓約書」等を添えて貿易登録申請を行うことができます。

個人の場合

住民票

氏名と現住所が記載された住民票記載事項証明書も可
発行日から起算して3か月以内の原本

代表者印の印鑑登録証明書

市区町村で取得
発行日から起算して3か月以内の原本
代表者が外国人で印鑑登録をしていない場合は、大使館・領事館や市区町村発行の署名の証明書も可

事業活動を示す資料

下記のうちいずれか1点

個人事業税納税証明書（都道府県税事務所発行、確定額等0可）
税務署に提出した開業届のフォトコピー
確定申告書のフォトコピー

屋号名に法人格を含む語句を使いたい場合

個人の場合、原則として英文の屋号名に「Corporation」「Company」「Limited」等の法人格を含む表現を用いることはできません。しかし、海外取引において、すでに屋号名に法人を表す表現を常用している場合は、「法人格を表す語句を含む屋号名の登録願い」を添えて貿易登録を行って下さい。

署名届の作成

作成の流れ

署名者情報（和文・英文氏名、メールアドレス）は貿易登録担当者がまとめて入力します。署名届は、入力情報をもとに、署名者ごとに自動的に生成されます。貿易登録担当者は、署名者に配布し、署名者が署名した紙を回収して下さい。

署名登録数の上限

大阪商工会議所では、取り扱う個人データの量を減らすとともに、紙資源の削減を目的として、原則として署名者の登録人数を15人以下とさせていただきます。16人以上の登録を行う場合は、別途理由書をご提出下さい。

入力・記入上の注意

肉筆署名が枠線にかかると、署名を正確に取り込むことができないため、再提出が必要になります。
ネーム（氏名（英文））は、オンライン発給申請サービスを利用する場合、認証書類上にNameとして自動的に印字されます。登録後にスペルミス等が発見された場合、署名者の削除と追加の手続きが必要となります。
メールアドレスは、オンライン発給申請サービスを利用する場合、本件担当者の連絡先として自動入力されます。誤って登録した場合、大阪商工会議所が送信する申請内容に関するメールが届かないため、署名者の変更手続きが必要となります。